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Anwenderhandbuch

Berichtssystem für Tischtennis & Tennis
Ein Leitfaden für Anwenderinnen und Anwender – Schritt für Schritt durch alle Funktionen.

1. Über das Berichtssystem

Mit dem Berichtssystem verwaltet dein Verein den kompletten Spielbetrieb an einem Ort: Spielpläne und Ergebnisse, Aufstellungen, Spielerverfügbarkeiten, die Adressliste sowie Bilder. Die wichtigste Funktion ist die Erstellung von Spielberichten – wahlweise selbst geschrieben oder mit Unterstützung durch eine künstliche Intelligenz (KI), die auf Wunsch mehrere Textvarianten in unterschiedlichen Schreibstilen vorschlägt, den Text korrigiert und gezielt nach deinen Vorgaben anpasst.

Dieses Handbuch richtet sich an alle Anwenderinnen und Anwender. Es beschreibt die Bedienung Schritt für Schritt. Funktionen, die nur Administratoren betreffen, sind gebündelt im hinteren Kapitel Konfiguration beschrieben.

Tischtennis oder Tennis? Das System gibt es in zwei Ausprägungen. Einige Abläufe unterscheiden sich – vor allem beim Einstieg über den Spielplan (siehe Kapitel 4). Solche Stellen sind entsprechend gekennzeichnet.

2. Anmeldung

Rufe die Internetadresse deines Vereins-Berichtssystems auf. Du gelangst zuerst zur Anmeldeseite.

Anmeldeseite
Abb. 1: Anmeldeseite mit Verein, Name und Passwort.
  1. Verein auswählen.
  2. Name eingeben – am besten den vollständigen Vor- und Nachnamen.
  3. Passwort eingeben.
  4. Optional „Angemeldet bleiben" aktivieren, damit du beim nächsten Besuch nicht erneut alle Daten eingeben musst.
  5. Auf Anmelden klicken.
Namenserkennung
Abb. 2: Wird dein Name erkannt, erscheint ein grünes Häkchen – dann stehen dir zusätzliche Funktionen zur Verfügung.
Tipp Gib den Namen genau so an, wie er in der Abteilungsliste steht. Wird er erkannt (grünes Häkchen), werden zusätzliche Funktionen freigeschaltet – etwa das Freigeben von Berichten. Die Anmeldung funktioniert aber auch mit einem abweichenden Namen.

Passwort vergessen

Klicke auf „Passwort vergessen", gib deine E-Mail-Adresse ein und bestätige. Du erhältst die Zugangsdaten anschließend per E-Mail.

4. Spielplan

Der Spielplan ist dein Ausgangspunkt für Berichte, Aufstellung und Ergebnisse. Der Einstieg unterscheidet sich je nach Sportart:

Spielplan
Abb. 4: Spielplan mit den Begegnungen (Datum, Uhrzeit, Gegner, Ergebnis).

Der Spielplan dient nicht nur als Übersicht über die Begegnungen, sondern auch als zentraler Einstiegspunkt in die wichtigsten Funktionen des Berichtssystems. Dabei wird zwischen spielbezogenen Funktionen, Funktionen für freie Berichte und allgemeinen Funktionen unterschieden.

Spielbezogene Funktionen

Zu jedem Spiel stehen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung, die sich direkt auf die ausgewählte Begegnung beziehen:

Freie Berichte

Unterhalb der Spieltabelle befindet sich der Bereich für freie Berichte. Freie Berichte sind keinem bestimmten Spiel zugeordnet und eignen sich beispielsweise für Turnierberichte, Saisonrückblicke, Vereinsveranstaltungen, Jugendaktionen oder sonstige Vereinsnachrichten.

Freie Berichte
Abb. 21: Freie Berichte

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit freien Berichten zu arbeiten:

Über die Schaltfläche Bericht gelangst zur Eingabemaske des freien Berichts. Freie Berichte verwenden denselben Editor und dieselben Funktionen wie Spielberichte. Sie können daher ebenfalls mit der KI-Unterstützung erstellt werden (siehe Kapitel 7) und anschließend über die Veröffentlichungsfunktion auf der Homepage oder für die Zeitung bereitgestellt werden.

Allgemeine Funktionen

Am unteren Rand des Spielplans befinden sich weitere Schaltflächen, die nicht zu einem einzelnen Spiel gehören und unabhängig von der ausgewählten Begegnung verwendet werden können:

Mit Zurück kehrst du von einer Unterseite jederzeit wieder zum Spielplan zurück.

5. Liga & Tabelle (nur Tennis)

Nur im Tennis-Modus Die Ligenliste gibt es ausschließlich im Tennis. Im Tischtennis entfällt dieser Schritt – dort führt der Weg direkt zum Spielplan mit allen Vereinsspielen.

Im Tennis wählst du hier zunächst deine Liga aus. Anschließend siehst du die zugehörige Tabelle mit der Platzierung deiner Mannschaft und gelangst zum Spielplan dieser Mannschaft. Die Tabellen- und Ligadaten können später auch automatisch in einen Bericht einfließen.

Liga und Tabelle
Abb. 5: Liga-Auswahl und Tabelle. Das Beispiel zeigt den Tennisclub Bad Boll, der ein rotes Farbschema gewählt hat.
Farbe pro Verein Das Farbschema der Oberfläche lässt sich je Verein einstellen (in der Konfiguration). Deshalb kann die Anzeige bei deinem Verein andersfarbig sein als in den Abbildungen dieses Handbuchs.

6. Berichte schreiben & bearbeiten

Zu jedem Spiel kann ein Bericht erstellt, geprüft, angepasst und veröffentlicht werden. Der Bericht-Editor ist die zentrale Arbeitsfläche: Hier schreibst du den Text, fügst ein Bild hinzu, lässt ihn von der Rechtschreibprüfung und der KI kontrollieren und schließt ihn am Ende ab.

6.1 Die Bericht-Seite öffnen

Wähle im Spielplan das gewünschte Spiel. Du siehst die Bericht-Seite mit dem Spieltitel (Heim – Gast, Datum, Ergebnis) und den möglichen Aktionen.

Bericht-Übersicht
Abb. 6: Bericht-Seite eines Spiels mit Editor und Aktions-Schaltflächen.
Wer bearbeitet gerade? Oben wird angezeigt, wenn jemand anderes den Bericht gerade in Bearbeitung hat. So vermeidet ihr, dass zwei Personen gleichzeitig am selben Text arbeiten und sich gegenseitig überschreiben.

6.2 Bericht selbst schreiben

Der Editor besteht aus zwei Feldern: der Überschrift und dem eigentlichen Berichtstext. Im Textfeld steht dir eine Werkzeugleiste zur Verfügung, mit der du den Text formatieren kannst – zum Beispiel fett oder kursiv, Überschriften, Aufzählungen und Absätze.

Überschrift Bei einem Spielbericht ist die Überschrift bereits automatisch mit der Spielpaarung und dem Ergebnis vorbelegt und muss nicht geändert werden. Frei bearbeiten lässt sich die Überschrift nur bei freien Berichten (siehe Kapitel 8).
Bericht-Editor
Abb. 7: Editor mit Überschrift, Textfeld samt Werkzeugleiste, Bild und den Schaltflächen darunter.

Bild hinzufügen und bearbeiten

Über den Bildbereich fügst du ein Foto samt Bildunterschrift hinzu. Wähle das Bild zuerst aus und speichere anschließend den Bericht. Erst nach dem Speichern wird das Bild unter dem Bericht angezeigt. Mit Bild löschen entfernst du es wieder.

Über Bild bearbeiten öffnet sich der Bild-Editor. Das Bild wird automatisch an die Bildschirmgröße angepasst und lässt sich sowohl am Computer als auch am Handy bequem bearbeiten. Folgende Möglichkeiten hast du:

Mit Speichern & zurück wird genau der sichtbare Ausschnitt inklusive der eingestellten Regler übernommen und zum Bericht zurückgekehrt. Abbrechen verwirft alle Änderungen.

Bild bearbeiten
Abb. 8: Bild-Editor: Zuschneiderahmen, Umschalter „Bild verschieben"/„Ausschnitt wählen" sowie Regler für Helligkeit, Kontrast und Sättigung.
Bitte Bilder vorab aufbereiten Die eingebaute Bearbeitung ist nur für kleine Korrekturen gedacht. Schneide Fotos möglichst schon vor dem Hochladen extern zu und optimiere Größe, Ausschnitt und Helligkeit. Für die Veröffentlichung eignet sich ein Bild im Querformat in der Regel deutlich besser als im Hochformat – sowohl auf der Homepage als auch in der Zeitung.

Speichern

Mit Speichern sicherst du deinen aktuellen Stand, ohne die Seite zu verlassen. Speichere regelmäßig – besonders bei längeren Texten und immer dann, wenn du einen selbst geschriebenen oder aus der KI übernommenen und korrigierten Bericht fertig bearbeitet hast.

Empfohlener Ablauf Text schreiben (oder von der KI erstellen lassen) → Rechtschreibung prüfenmit KI verbessern → bei Bedarf mit KI ändernSpeichern → wenn komplett fertig: E-Mail senden und (durch eine berechtigte Person) Freigeben.

6.3 Rechtschreibung prüfen

Mit Rechtschreibung prüfen wird der Text automatisch auf Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Stil untersucht. Die gefundenen Stellen erscheinen rechts in der Tabelle „Gefundene Fehler" mit dem beanstandeten Text, einem Vorschlag und einer Erklärung.

Rechtschreibprüfung
Abb. 9: Ergebnis der Rechtschreibprüfung – fehlerhafter Text, Vorschlag und Erklärung.
Korrekturen selbst vornehmen Bei der reinen Rechtschreibprüfung gibt es keinen „Übernehmen"-Knopf. Die Vorschläge dienen als Hinweis – die Änderungen trägst du selbst im Textfeld nach.

6.4 Bericht mit KI verbessern

Während die Rechtschreibprüfung vor allem formale Fehler findet, prüft Bericht mit KI verbessern den Text inhaltlich und sprachlich. Der Bericht wird dazu anonymisiert an die KI übergeben, die Korrektur- und Verbesserungsvorschläge zurückliefert.

KI-Verbesserung
Abb. 10: Vorschläge der KI-Verbesserung mit Begründung und Korrekturvorschlag.

Hier steht bei passenden Vorschlägen ein Übernehmen zur Verfügung, mit dem die Änderung direkt in den Text eingesetzt wird. Führst du die Prüfung erneut aus, meldet die KI nur noch echte Fehler und besonders unglückliche Formulierungen.

Datenschutz Vor der Übergabe an die KI werden Klarnamen automatisch durch Platzhalter ersetzt und danach wieder eingesetzt. Prüfe den Text dennoch, ob alle Namen korrekt zurückübersetzt wurden.

6.5 Bericht mit KI ändern

Möchtest du den Bericht gezielt umgestalten, öffnest du mit Bericht mit KI ändern eine eigene Seite. Dort legst du über mehrere Felder fest, wie der Text angepasst werden soll. Alle Felder sind optional – nur ausgefüllte Angaben werden berücksichtigt.

KI-Änderung Optionen
Abb. 11: Seite „Bericht mit KI ändern" mit den Änderungsoptionen.
Option Wofür
Ungefähre Wortanzahl Gewünschte Länge des Berichts (Richtwert).
Überschrift ändern Vorgabe, wie die Überschrift formuliert werden soll (nur bei freien Berichten).
Hervorhebung einzelner Spieler Bestimmte Spieler stärker in den Vordergrund stellen.
Zusätzliche Inhalte einbauen Fehlende Aspekte ergänzen (Szenen, Eindrücke).
Allgemeine Änderungen im Text Übergreifende Anpassungen ohne festen Abschnitt.
Inhalte beibehalten Passagen, die auf jeden Fall erhalten bleiben sollen.
Inhalte entfernen Aussagen, die nicht im Bericht erscheinen sollen.
Anfang / Ende umschreiben Einstieg bzw. Abschluss neu gestalten.
Stilrichtung Sprachliche Ausrichtung; ohne Auswahl bleibt der Stil erhalten.

Nach dem Start erzeugt die KI eine neue Fassung und stellt sie dem bisherigen Text gegenüber, sodass du beide Versionen direkt vergleichen kannst.

Vorher-Nachher-Vergleich
Abb. 12: Vergleich der bisherigen und der neuen Fassung mit „Bericht übernehmen".

Bist du mit der neuen Fassung zufrieden, übernimmst du sie mit Bericht übernehmen zurück in den Editor. Andernfalls verwirfst du sie und passt deine Vorgaben an.

6.6 Bericht abschließen: E-Mail senden & Freigeben

Ist der Bericht fertig geschrieben, korrigiert und gespeichert, schließt du ihn ab.

E-Mail senden

Mit E-Mail senden werden die zuständigen Personen – z. B. Webmaster und Presseverantwortliche/r – automatisch informiert, dass ein neuer Bericht vorliegt. Die Empfänger-Adressen sind im System hinterlegt (siehe Konfiguration).

Freigeben

Bericht freigeben
Abb. 13: Freigabe des Berichts – nur für berechtigte Personen sichtbar.

Die Schaltfläche Freigeben ist nur bei berechtigten Personen sichtbar. Nach dem Freigeben kann der Bericht nicht mehr verändert werden und ist zur Veröffentlichung bereitgestellt. Die eigentliche Veröffentlichung auf Homepage und in der Zeitung erfolgt anschließend über den Bereich Veröffentlichung (Kapitel 9).

Vier-Augen-Prinzip Zur Qualitätssicherung soll der Bericht nicht von derselben Person freigegeben werden, die ihn verfasst hat. Trage im Namensfeld die Person ein, die korrekturgelesen hat. Stimmt der Name nicht, erscheint ein Hinweis, und die Freigabe ist nicht möglich.

7. Berichte mit KI erstellen

Die KI-Erstellung ist die Hauptfunktion des Systems: Aus wenigen Angaben schlägt die KI komplette Spielberichte vor – in mehreren Stilvarianten, die du anschließend übernehmen, korrigieren und weiter bearbeiten kannst. Du startest sie über Bericht generieren auf der Bericht-Seite.

7.1 Startansicht

Nach dem Öffnen siehst du oben die Spieldaten und darunter die Eingabemöglichkeiten. Die offiziellen Spieldaten (Ergebnisse, Aufstellung) werden – sofern vorhanden – automatisch berücksichtigt; du musst sie nicht abtippen.

KI-Startansicht
Abb. 14: Startansicht der KI-Berichtserstellung mit den Spieldaten.

Der typische Ablauf:

  1. Besondere Vorkommnisse als Stichworte eingeben.
  2. Erweiterte Einstellungen für den Bericht prüfen (Perspektive, Größe, Schreibstil).
  3. Bei Bedarf die Einstellungen des KI-Moduls anpassen.
  4. Bericht generieren klicken und warten.
  5. Eine der Varianten übernehmen und im Editor feinschleifen.

7.2 Besondere Vorkommnisse

Im Feld „Was soll im Bericht erwähnt werden" gibst du der KI die inhaltlichen Vorgaben. Du musst nichts ausformulieren – Stichworte genügen. Was hier sinnvoll ist, hängt von der Berichtsart ab:

Besondere Vorkommnisse
Abb. 15: Freitextfeld für die besonderen Vorkommnisse (Stichworte reichen).

7.3 Erweiterte Einstellungen für den Bericht

Im Panel „Erweiterte Einstellungen für den Bericht" steuerst du, wie der Bericht inhaltlich und stilistisch angelegt wird. Die Voreinstellungen sind bereits auf einen typischen Zeitungsbericht abgestimmt.

Erweiterte Einstellungen für den Bericht
Abb. 16: Erweiterte Einstellungen für den Bericht: Perspektive, Berichtsgröße und Schreibstile.

7.4 Erweiterte Einstellungen des KI-Moduls

Im Panel „Erweiterte Einstellungen des KI-Moduls" beeinflusst du das Verhalten der KI selbst. Auch hier sind die Voreinstellungen sinnvoll gewählt und müssen normalerweise nicht verändert werden.

Über zusätzliche optionale Panels lassen sich außerdem Spielplan, Tabelle und Bilanzen übergeben, damit die KI z. B. das nächste Spiel erwähnen oder einen Sieg gegen den Tabellenführer einordnen kann.

Erweiterte Einstellungen des KI-Moduls
Abb. 17: Erweiterte Einstellungen des KI-Moduls (Modell, Kreativität, Feinregler).

7.5 Bericht generieren und warten

Klicke auf Bericht generieren. Die Erstellung läuft im Hintergrund und kann – je nach Modell – bis zu etwa einer Minute dauern. Währenddessen:

Bericht wird generiert
Abb. 18: Wartehinweis mit wechselnden Tipps während der Generierung.

7.6 Varianten prüfen und übernehmen

Sobald der Text fertig ist, erscheinen die Vorschläge – je gewähltem Schreibstil eine Variante. Lies sie in Ruhe durch und wähle die passendste aus.

Text-Varianten
Abb. 19: Die erzeugten Textvarianten – je Schreibstil eine.

Mit Bericht übernehmen unter einer Variante wird dieser Text in den Editor übernommen. Dort bearbeitest du ihn wie einen selbst geschriebenen Bericht weiter: Rechtschreibung prüfen, mit KI verbessern oder ändern, speichern und schließlich abschließen (E-Mail senden / Freigeben).

7.7 Anweisung an die KI & Namensersetzungen

Bereits vor dem eigentlichen Ergebnis wird rechts angezeigt, mit welcher genauen Anweisung die KI gefüttert wurde und welche Namensersetzungen zum Datenschutz verwendet wurden. So bleibt nachvollziehbar, worauf der Text beruht.

Anweisung und Namensersetzungen
Abb. 20: Rechte Spalte mit der Anweisung an die KI und den verwendeten Namensersetzungen.
Nur den Prompt ansehen Mit Nur KI-Prompt erzeugen siehst du ausschließlich die Anweisung, ohne dass ein Text generiert wird.
Anzahl der Versuche Pro Bericht ist die Zahl der KI-Generierungen begrenzt (im Normalfall fünf). Gefällt keine Variante, passe die besonderen Vorkommnisse und den Schreibstil an und starte einen neuen Versuch.

8. Freie Berichte & Zusammenfassungen

Über die Schaltfläche Liste der vorhandenen freien Berichte im Spielplan gelangst du zu einer Übersicht aller bereits angelegten freien Berichte. Freie Berichte sind keinem bestimmten Spiel zugeordnet und eignen sich beispielsweise für Saisonrückblicke, Turnierberichte, Vereinsfeste, Jugendveranstaltungen oder sonstige Vereinsnachrichten.

In dieser Übersicht können vorhandene Berichte ausgewählt, bearbeitet und veröffentlicht werden.

Zusätzlich können auch hier neue freie Berichte angelegt werden. Hierzu wird ein Datum sowie ein frei wählbarer Titel eingegeben. Nach einem Klick auf Setzen wird der neue Bericht angelegt und kann anschließend über die Schaltfläche Bericht bearbeitet werden.

Im Gegensatz zu Spielberichten ist die Überschrift eines freien Berichts vollständig frei wählbar. Darüber hinaus stehen sämtliche Funktionen des Berichtssystems zur Verfügung, darunter verschiedene Schreibstile, KI-gestützte Texterstellung, KI-Verbesserungen und die Veröffentlichung auf Homepage oder Zeitung.

Liste Freie Berichte
Abb. 45: Übersicht der freien Berichte und Funktionen zur Erstellung von Zusammenfassungen.
Standardbericht „Vorschau"
Zusätzlich steht automatisch ein Standardbericht „Vorschau" bereit. Dieser wird selbstständig aus den kommenden Spielen erzeugt (je nach Konfiguration aus Heimspielen, Auswärtsspielen oder allen Begegnungen). Dieser Bericht ist bereits zur Veröffentlichung bereit, und kann bei Bedarf veröffentlicht werden.

Neben der manuellen Erstellung freier Berichte stehen auch spezielle KI-gestützte Funktionen zur Verfügung:

9. Veröffentlichung (Homepage & Zeitung)

Nach der Freigabe (siehe Kapitel 6.6) werden Berichte veröffentlicht – auf der Vereins-Homepage und/oder in der Zeitung („'s Blättle"). Den Bereich erreichst du über die Schaltfläche Veröffentlichen (im Spielplan bzw. bei den freien Berichten, sobald ein Bericht freigegeben ist).

Es gibt zwei Wege:

9.1 Veröffentlichung Einzelberichte

Hier veröffentlichst du einen Spielbericht. Über den Umschalter oben blendest du wahlweise nur die freigegebenen oder alle Berichte ein und wählst die Ziel-Homepage aus. In der Liste zeigen Symbole je Spiel den Status: Bericht vorhanden, Bild vorhanden, freigegeben, auf der Homepage veröffentlicht und im „'s Blättle" veröffentlicht. Mit Veröffentlichen in der Zeile lädst du den Bericht in die Vorschau.

Veröffentlichung Einzelberichte
Abb. 22: Veröffentlichung eines einzelnen Berichts (Statusliste, Vorschau, Homepage- und Zeitungs-Funktionen).

Auf der Homepage veröffentlichen

Melde dich mit Username und Passwort an der Homepage an, wähle die gewünschte(n) Kategorie(n) und klicke unten auf Veröffentlichen. Der Beitrag erscheint dann auf der angezeigten Domain. Wurde ein Bericht bereits veröffentlicht, erscheint ein Hinweis mit Link.

Freien Bericht zusammen mit den Spielberichten veröffentlichen Nur bei einem freien Bericht gibt es die Einstellung „Bericht soll zusammen mit Spielberichte veröffentlicht werden". Ist sie aktiviert, erscheint der freie Bericht zusätzlich in der Liste der Spielberichte unter Veröffentlichung Sammelberichte (Abschnitt 9.2) und kann dort gemeinsam mit ihnen in einem Sammelbeitrag veröffentlicht werden.

In der Zeitung („'s Blättle")

Für die Zeitung nutzt du In Zwischenablage kopieren (Text) und bei Bedarf Download Bild. Beides fügst du im Online-Redaktionssystem der Zeitung ein. Anschließend markierst du den Bericht mit 's Blättle veröffentlicht, damit der Status stimmt. Mit Freigabe aufheben kannst du eine Freigabe bei Bedarf zurücknehmen.

9.2 Veröffentlichung Sammelberichte

Hier fasst du mehrere freigegebene Berichte zu einem einzigen Beitrag zusammen. Wähle die gewünschten Spiele mit der Checkbox aus und lege die Reihenfolge über die Pfeil-Schaltflächen fest. Mit Berichte zusammenfassen entsteht ein gemeinsamer Beitrag mit gemeinsamer Überschrift, Bild und zusammengesetztem Text.

Veröffentlichung Sammelberichte
Abb. 23: Mehrere Berichte auswählen, sortieren und als Sammelbeitrag zusammenfassen.

Die Veröffentlichung funktioniert wie bei den Einzelberichten: an der Homepage anmelden, Kategorie wählen und Veröffentlichen. Für die Zeitung steht ebenfalls In Zwischenablage kopieren bereit. Über Beitrag aufrufen bzw. Hauptseite anzeigen kannst du das Ergebnis direkt prüfen.

Freie Berichte in der Liste In der Auswahlliste erscheinen die Spielberichte sowie diejenigen freien Berichte, bei denen die Einstellung „zusammen mit den Spielberichten veröffentlichen" aktiviert wurde (siehe Abschnitt 9.1). So lässt sich z. B. ein Rahmen- oder Sammelbericht gemeinsam mit den einzelnen Spielberichten in einem Beitrag veröffentlichen.

10. Aufstellung

Die Aufstellung ist vor allem für Jugendspiele gedacht. Der Jugendleiter legt hier fest, welche Spieler auflaufen und wie die Doppelaufstellung aussehen soll. So weiß der Betreuer des Jugendspiels genau, wer spielt und in welcher Doppelpaarung.

Wähle die spielberechtigten Spieler aus und ergänze bei Bedarf im Feld „Zusätzliche Info" Hinweise je Spieler. Angezeigte Verfügbarkeiten helfen bei der Planung. Speichere die Aufstellung rechtzeitig vor dem Spiel.

Aufstellung planen
Abb. 24: Aufstellung mit Spielerauswahl, Doppelaufstellung und zusätzlichen Hinweisen.
Weitergabe an den Betreuer Ein weiteres Programm erstellt aus der gespeicherten Aufstellung automatisch eine E-Mail an den Betreuer mit allen Angaben (wer spielt, Doppelaufstellung). So muss der Jugendleiter die Informationen nicht separat verschicken.
Aufstellung importieren Das Importieren einer Aufstellung ist eine administrative Funktion und wird über die Konfigurationsseite aufgerufen (siehe Kapitel 20).

11. Gesamtspielplan

Der Gesamtspielplan zeigt alle Mannschaften und Runden auf einen Blick. Je nach Spielart hast du hier unterschiedliche Eingabemöglichkeiten:

Gesamtspielplan
Abb. 25: Gesamtspielplan mit Betreuer-Zuordnung und Verfügbarkeiten.

11.1 Betreuer bei Jugendspielen

Die Betreuer der Jugendspiele werden in der Regel zu Saisonbeginn vom Jugendleiter eingetragen. In der Liste sind nur die Initialen der eingetragenen Betreuer zu sehen; fährst du mit der Maus darüber (Maus-über), erscheint der volle Name. Mit einem Klick auf die Initialen kannst du den Namen ändern und den Rückmeldestatus des Betreuers einsehen (mehr dazu in Kapitel 13 „Bestätigung").

11.2 Verfügbarkeit bei Erwachsenenspielen

Bei den Spielen der Erwachsenen werden im Gesamtspielplan die Verfügbarkeits-Rückmeldungen angezeigt und lassen sich hier auch ändern (siehe Kapitel 12.1 „Verfügbarkeit eintragen").

Unterschied Jugend / Erwachsene Bei Jugendspielen trägst du im Gesamtspielplan einen Betreuer ein, bei Erwachsenenspielen deine eigene Verfügbarkeit.

11.3 Persönlichen Gesamtspielplan konfigurieren

Du kannst dir einen persönlichen Gesamtspielplan zusammenstellen – zum Beispiel nur mit den Mannschaften und Runden, die dich interessieren. Diese Ansicht nutzt du temporär, ohne die allgemeine Darstellung zu verändern.

Gesamtspielplan konfigurieren
Abb. 26: Persönlichen Gesamtspielplan zusammenstellen (Spalten, Mannschaften, Runden).

Aus deiner Zusammenstellung lässt sich mit einem Klick ein PDF oder eine Excel-Datei erzeugen und herunterladen – praktisch zum Ausdrucken, Weitergeben oder Weiterverarbeiten.

12. Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit richtet sich an die erwachsenen Spieler: Hier meldest du je Spiel zurück, ob du am Spieltag Zeit hast. Das ist mehr als eine einfache Zu- oder Absage: Über die verschiedenen Abstufungen kann der Mannschaftsführer die Aufstellung deutlich besser planen und frühzeitig reagieren – etwa versuchen, ein kritisches Spiel rechtzeitig zu verlegen, wenn absehbar zu wenige Spieler zusagen.

12.1 Verfügbarkeit eintragen

Wähle zunächst deinen Namen aus der Liste. Anschließend trägst du für jedes anstehende Spiel deine Verfügbarkeit über das Auswahlfeld ein. Optional kannst du je Spiel eine kurze Zusatzinformation ergänzen (z. B. „nur bis 20 Uhr" oder „im Urlaub"). Deine Angaben werden sofort gespeichert und für alle sichtbar.

Verfügbarkeit eintragen
Abb. 27: Eigene Verfügbarkeit je Spiel eintragen (Name wählen, Status setzen, optional Zusatzinfo).

Es stehen fünf Abstufungen zur Verfügung:

Option Bedeutung
Ja Ich bin sicher dabei.
Ja (aber noch nicht sicher) Voraussichtlich dabei, aber noch nicht endgültig zugesagt.
Nein (aber noch nicht sicher) Voraussichtlich verhindert, aber noch nicht endgültig.
Nein Ich bin sicher nicht dabei.
Ja (im Notfall) Eigentlich verhindert, springe aber ein, wenn es sonst nicht reicht.

Die Übersicht zählt die Rückmeldungen je Spiel farbig aus, sodass sofort erkennbar ist, wie viele Spieler in welcher Abstufung zurückgemeldet haben. Dieselben Rückmeldungen sind auch im Gesamtspielplan (Kapitel 11) sichtbar und dort änderbar.

Verfügbarkeit Rückmeldungen
Abb. 28: Optische Darstellung der Rückmeldungen (farbige Zähler je Spiel).
Warum die Abstufungen wichtig sind Gerade die „unsicheren" Angaben und die Notfall-Option helfen bei der Planung: Zeichnet sich früh ab, dass eine wichtige Begegnung personell knapp wird, kann rechtzeitig gehandelt werden – zusätzliche Spieler ansprechen oder eine Verlegung anfragen.

13. Bestätigung (Betreuer von Jugendspielen)

Die Bestätigung betrifft die Betreuer von Jugendspielen: Sie melden hier zurück, ob sie die Betreuung des jeweiligen Spiels übernehmen können.

Betreuer von Jugendspielen werden automatisch per E-Mail eingebunden – auch das übernimmt ein weiteres Programm.

14 Tage vor dem Spiel erhält der Betreuer eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen: Spielcode und Pin, Spielort und Gegner. Sobald der Jugendleiter die Aufstellung eingetragen hat, ist diese ebenfalls in der Mail enthalten.

Betreuer-Mail
Abb. 29: Automatische E-Mail an den Betreuer mit allen Spielinformationen.

Über den Button in der E-Mail gelangst du direkt zur Bestätigungsseite.

Bestätigungsseite
Abb. 30: Bestätigungsseite – hier bestätigst oder änderst du deine Betreuung.
Erinnerung Kommt keine Rückmeldung, wird die E-Mail ab 7 Tage vor dem Spiel täglich erneut versendet.

Absagen & Ersatzbetreuer

Auf der Bestätigungsseite kannst du auch absagen und dabei einen Ersatzbetreuer eintragen. Liegt dessen eigenes Spiel noch in der Zukunft, kannst du mit einem Klick die Spiele tauschen – du wirst dann für das ursprüngliche Spiel des Ersatzbetreuers eingetragen.

Sage möglichst frühzeitig ab, wenn du verhindert bist. So ist der Jugendleiter rechtzeitig informiert, dass es bei diesem Spiel personelle Probleme geben könnte, und kann gegensteuern.

Erst mit Ersatz endet der Versand Auch nach deiner Absage wird die Erinnerungs-Mail weiterhin täglich an dich (den ursprünglichen Betreuer) gesendet. Erst wenn du einen Ersatz gefunden und ihn auf dieser Seite als Ersatzbetreuer eingetragen hast, endet der tägliche Versand.
Absage und Ersatzbetreuer
Abb. 31: Absagen, Ersatzbetreuer eintragen und optional die Spiele tauschen.
Information des Jugendleiters Der Jugendleiter wird über alle Zu- und Absagen automatisch informiert und behält so den Überblick.

14. Adressliste

Die Adressliste enthält die Mitgliederdaten mit Such- und Filterfunktion. Über das Info-Symbol öffnest du alle Details eines Mitglieds. Änderungen werden protokolliert.

Adressliste
Abb. 32: Adressliste mit Suche.
Adress-Info
Abb. 33: Detail-Popup eines Mitglieds.

14.1 Eigene Daten selbst ändern

Jedes Mitglied kann seine eigenen Daten selbst aktualisieren – ohne dass jemand anderes Zugriff auf alle Einträge braucht. So funktioniert es:

  1. Beim eigenen Eintrag die Änderung anstoßen und ein Einmalpasswort anfordern.
  2. Das System sendet das Einmalpasswort an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
  3. Das Einmalpasswort eingeben – dadurch wird das Bearbeiten der eigenen Daten freigeschaltet.
  4. Adresse, Telefonnummern, E-Mail usw. anpassen und speichern.
Warum ein Einmalpasswort? Das Einmalpasswort an die hinterlegte Adresse stellt sicher, dass wirklich nur die betroffene Person ihre eigenen Daten ändert. Die Kontaktdaten bleiben so aktuell und geschützt.

14.2 Neue Person anlegen

Neben der Bearbeitung bestehender Einträge können auch neue Personen direkt in der Adressliste angelegt werden.

  1. Auf den Button „Neue Person hinzufügen“ klicken.
  2. Die bekannten Personendaten erfassen.
  3. Besonders wichtig ist die Eingabe der privaten E-Mail-Adresse, da diese zur Verifizierung benötigt wird.
  4. Den Button „Passwort anfordern“ auswählen.
  5. Das System sendet ein Einmalpasswort an die angegebene E-Mail-Adresse.
  6. Das erhaltene Einmalpasswort eingeben.
  7. Mit dem Button „Passwort prüfen“ die Eingabe bestätigen.
  8. Nach erfolgreicher Prüfung können die Daten gespeichert werden.
Hinweis: Eine neue Person kann erst gespeichert werden, nachdem die angegebene E-Mail-Adresse durch das Einmalpasswort erfolgreich bestätigt wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse gültig ist und spätere Benachrichtigungen zugestellt werden können.

15. Bildergalerie

In der Bildergalerie werden die Bilder deines Vereins übersichtlich dargestellt. Sie dient vor allem dazu, einzelne Bilder mit einem Klick herunterzuladen – zum Beispiel, um sie für eine Diashow bei der Weihnachtsfeier zu verwenden. Das Bearbeiten eines Bildes für einen Bericht erfolgt dagegen direkt beim Schreiben des Berichts (siehe Abschnitt 6.2).

Bildergalerie
Abb. 34: Bildergalerie – Bilder ansehen und einzeln herunterladen.

16. Spielcodes & Zwischenablage

Spielcodes benötigst du für die Ergebniserfassung über nuScore. Über die Zwischenablage stehen dir der Spielcode und der Pin sowie ein QR-Code bereit.

Zwischenablage
Abb. 35: Zwischenablage mit Spielcode, Pin und QR-Code.

16.1 Ergebnis über nuScore erfassen

  1. Auf den Spielcode klicken – er wird damit kopiert.
  2. Über den Link hinter dem nuScore-Bild nuScore öffnen. Die Seite öffnet sich in einem eigenen Tab.
  3. In nuScore den Spielcode einfügen und den Spielbogen herunterladen.
  4. Da nuScore in einem eigenen Tab läuft, kannst du bequem zu dieser Seite zurückspringen, dort ebenso einfach den Pin kopieren und ihn in nuScore einfügen.
Spielcodes importieren Das Einlesen bzw. Importieren neuer Spielcodes ist eine administrative Funktion und wird über die Konfigurationsseite aufgerufen (siehe Kapitel 20).

17. Historie

Über die Historie kannst du frühere Fassungen eines Berichts ansehen und einzelne Teile wiederherstellen. Du erreichst sie in der Bericht-Bearbeitung, indem du den Bereich „Änderungshistorie" aufklappst und „Alter Zustand wiederherstellen" wählst.

Historie
Abb. 36: Änderungsverlauf mit farblichem Vergleich (Ergänzungen und Streichungen).

17.1 Handhabung

  1. Einen Änderungszeitpunkt auswählen.
  2. Auf Überschrift, Text oder Bild klicken, um genau dieses Element aus der gewählten Fassung zu übernehmen.
  3. Die Übernahme anschließend mit Speichern bestätigen.

Ergänzungen und Streichungen werden farblich hervorgehoben, sodass du die Unterschiede zwischen den Fassungen leicht erkennst.

18. Versendete Mails

Alle über das System versendeten E-Mails werden archiviert. So kannst du jederzeit nachsehen, was wann an wen verschickt wurde – etwa die Benachrichtigungen beim Abschließen eines Berichts.

Versendete Mails
Abb. 37: Archiv der versendeten Mails.

19. Impressum

Über den Menüpunkt Impressum erreichst du die rechtlichen Angaben. Das Impressum bezieht sich auf den Entwickler des Programms (nicht auf den Verein).

Impressum
Abb. 38: Impressum des Entwicklers.

20. Konfiguration (für Administratoren)

Für Fortgeschrittene Dieses Kapitel richtet sich an Administratorinnen und Administratoren. Die Konfigurationsseite und die dort verlinkten Werkzeuge wirken sich auf den gesamten Verein aus – bitte mit Bedacht verwenden.

20.1 Zugang & Einstellungen

Die Konfigurationsseite ist durch eine Sicherheitsfreigabe geschützt: Du forderst ein Einmalpasswort an, das an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird, und gibst es anschließend ein. Danach kannst du die Einstellungen bearbeiten.

Konfigurationsseite
Abb. 39: Konfigurationsseite mit Sicherheitsfreigabe, Einstellungen und Werkzeug-Schaltflächen.

Die Einstellungen sind als Schlüssel/Wert-Einträge organisiert und lassen sich über Suche und Kategorie filtern. Typische Bereiche:

20.2 Konfiguration der iFrame-Internetseiten

Über Konfiguration der iFrames-Internetseiten verwaltest du die eingebetteten Seiten bzw. Textbausteine, die z. B. auf der Vereins-Homepage angezeigt werden. Hier legst du fest, welche Inhalte unter welcher Überschrift eingebunden werden.

iFrame-Seiten konfigurieren
Abb. 40: Konfiguration der eingebetteten (iFrame-)Internetseiten.

20.3 Spielcodes importieren

Über Importieren Spielcodes gelangst du zum Einlesen der Spielcodes. Die Codes werden aus der Quelle übernommen und stehen anschließend über die Zwischenablage (Kapitel 16) zur Verfügung.

Spielcodes importieren
Abb. 41: Import der Spielcodes.

20.4 Aufstellung importieren

Über Importieren Aufstellung lassen sich bestehende Aufstellungsdaten einlesen, statt sie manuell zu erfassen.

Aufstellung importieren
Abb. 42: Import einer Aufstellung.

20.5 Homepage-Einträge aktualisieren

Mit Aktualisieren Homepage-Configs-Einträge werden die für die Homepage relevanten Konfigurationseinträge aufgefrischt. Diese Funktion benötigst du nur nach Änderungen an der Homepage-Anbindung.

Sicherheitshinweis Zugangsschlüssel und Passwörter werden vertraulich behandelt und gehören nicht in fremde Hände. Gib das Admin-Passwort nur an Personen weiter, die es wirklich benötigen.

21. Tipps & häufige Fragen

22. Anhang: benötigte Bildschirmfotos

Die folgenden Bildschirmfotos sind im Handbuch eingesetzt. Solange noch kein echtes Foto vorliegt, erscheint der Platzhalter „Bild folgt". Ersetze die gleichnamige Datei im Verzeichnis handbuch/screenshots/ durch eine echte Aufnahme (PNG, Breite ca. 1000–1400 px) und erzeuge das PDF anschließend neu.

Abb. Datei Was fotografieren
00-Titelseite.png Titelbild (im PDF ganzseitig als erste Seite, in der HTML groß vor dem Titel)
1 01-anmeldung.png Anmeldeseite: Verein, Name, Passwort, „Angemeldet bleiben"
2 02-anmeldung-namenspruefung.png Anmeldung mit erkanntem Namen (grünes Häkchen) und Tooltip
3 03-startseite.png Start-/Übersichtsseite direkt nach der Anmeldung
4 04-spielplan.png Spielplan (Tischtennis: alle Vereinsspiele; ggf. zweite Aufnahme für Tennis)
5 05-liga-tabelle.png Tennis: Liga-Auswahl und Tabelle (Beispiel: Bad Boll, rotes Farbschema)
6 06-bericht-uebersicht.png Bericht-Seite eines Spiels (Editor + Buttons + „in Bearbeitung")
7 07-bericht-editor.png Editor: Überschrift (vorbelegt), Textfeld mit Werkzeugleiste, Bild, Buttons
8 24-bild-bearbeiten.png Bild zuschneiden direkt beim Bericht
9 30-rechtschreibung-pruefen.png Tabelle „Gefundene Fehler" nach Rechtschreibprüfung (ohne „Übernehmen")
10 31-ki-verbessern.png KI-Verbesserung: Vorschläge mit „Übernehmen"
11 32-ki-aendern-optionen.png Seite „Bericht mit KI ändern" mit den Optionsfeldern
12 33-ki-aendern-vergleich.png Vorher/Nachher-Vergleich mit „Bericht übernehmen"
13 34-bericht-freigeben.png Abschluss: „E-Mail senden" und „Freigeben" (bei berechtigter Person)
14 08-ki-start.png KI-Bericht: Startansicht mit Spieldaten
15 11-ki-besondere-vorkommnisse.png KI-Bericht: Feld „Was soll im Bericht erwähnt werden"
16 09-ki-schreibstile.png Panel „Erweiterte Einstellungen für den Bericht" (Perspektive, Größe, Schreibstile)
17 10-ki-erweiterte-einstellungen.png Panel „Erweiterte Einstellungen des KI-Moduls" (Modell, Kreativität, Feinregler)
18 12-ki-wird-generiert.png Wartehinweis „Bericht wird generiert" mit Tipp
19 13-ki-varianten.png Generierte Text-Varianten mit „Bericht übernehmen"
20 14-ki-rechte-spalte.png Rechte Spalte: Anweisung an die KI und Namensersetzungen
21 15-freie-berichte.png Freie Berichte / Zusammenfassung (Überschrift frei wählbar)
22 43-veroeffentlichung-einzel.png Veröffentlichung Einzelberichte (Statusliste, Vorschau, Homepage/Zeitung)
23 44-veroeffentlichung-sammel.png Veröffentlichung Sammelberichte (Auswahl, Reihenfolge, zusammenfassen)
24 16-aufstellung.png Aufstellung planen (Spielerliste, Doppelaufstellung, Zusätzliche Info)
25 20-gesamtspielplan.png Gesamtspielplan mit Betreuer-Zuordnung und Verfügbarkeiten (Initialen, Mouse-Over)
26 35-gesamtspielplan-konfigurieren.png Persönlichen Gesamtspielplan zusammenstellen (mit PDF-/Excel-Download)
27 41-verfuegbarkeit-eintragen.png Verfügbarkeit eintragen (Name wählen, Status setzen, Zusatzinfo)
28 18-verfuegbarkeit.png Optische Darstellung der Rückmeldungen (farbige Zähler)
29 39-betreuer-mail.png Automatische E-Mail an den Betreuer (Spielcode/Pin, Ort, Gegner, Aufstellung)
30 19-bestaetigung.png Bestätigungsseite (über Button in der Mail erreichbar)
31 40-bestaetigung-absage.png Absagen, Ersatzbetreuer eintragen, Spiele tauschen
32 21-adressliste.png Adressliste (Mitgliederübersicht mit Suche)
33 22-adressliste-info.png Adressliste: Info-Popup / eigene Daten ändern (Einmalpasswort)
34 23-bilder.png Bildergalerie (Bilder herunterladen, z. B. für Diashow)
35 26-zwischenablage.png Zwischenablage mit Spielcode, Pin und QR-Code
36 27-historie.png Änderungshistorie mit farblichem Vergleich
37 28-versendete-mails.png Versendete Mails (Archiv)
38 29-impressum.png Impressum des Entwicklers
39 36-config-seite.png Konfigurationsseite (Sicherheitsfreigabe, Einträge, Werkzeug-Buttons)
40 37-config-iframes.png Konfiguration der iFrame-Internetseiten
41 38-spielcode-importieren.png Spielcodes importieren (Import-/Parser-Seite)
42 17-aufstellung-import.png Aufstellung importieren